プロフィール
2006年に中途入社。愛知県内のネットワーク・製品サポートを行い、2012年から1年間、育児休暇のため休職。復職後はヘルプデスクや通知表・指導要録の作成業務を行う。2018年からは業務推進室のチームリーダーとして、社内の作業依頼ルールの策定などに注力している。

「わからない」が「わかる」へ

入社当初は、当社のシステムを導入していただいている学校に、定期点検という形で訪問していました。定期点検で学校を訪問しはじめたばかりの頃は、わからないことが多く、先生から教えてもらうなんてこともよくありました。妊娠したことをきっかけに、資料作成やヘルプデスクなどの内勤業務に切り替えていただき、育休が明けてからは、ヘルプデスクの対応をしながら、当社の専用ツールを使って通知表の作成業務を行ってきました。育児をしながら働いていますが、お休みも取りやすく、きちんと両立することができています。

ヘルプデスクで先生と会話することも、黙々と通知表を作成することも嫌いではなかったので、楽しく仕事ができるのだと思います。ヘルプデスクの対応では、先生からのお問い合わせを解決し、喜んでいただけるとやはりうれしいし、ヘルプデスクの電話をとるたびに学ぶことができる楽しみがあります。もちろん先生の「わからない」を解決しているのですが、自分自身にとっても「わからない」が「わかる」に変わる瞬間があり、それもまた楽しいと感じます。

ルールの標準化で負荷を分散

私が担当する通知表の作成業務は、もともと愛知本社で中・西日本エリア、東京本社で東日本エリアというように、エリアで分担されていました。そのため、同じ業務であっても、手順やルールが異なる状態が長い間続いていました。数年前、会社としてエリアごとの壁を取り払って一緒に業務をすることになり、現在所属する業務推進室のチームリーダーを任せられるようになりました。

業務推進室は、愛知本社をはじめ、東京本社や関西支社など、さまざまなオフィスに勤める社員で構成されています。物理的な距離が課題だったため、まずはルールの標準化から動き始めました。どのエリアでも、誰でも対応ができることを目標にしました。というのも、もうひとつの大きな課題に、業務を抱え込むメンバーが多いということがあったからです。今までエリアごとにそれぞれ対応してきたため、自分の担当エリアは自分がやらないと、という意識がどうしても消えませんでした。ルールを標準化することで、エリア関係なく業務を分担できるようになり、負荷を分散できるようになりました。

このコロナ禍で、テレワークの制度が整い、新しくWeb会議システムやコミュニケーションツールも導入されました。それによって、頻繁にコミュニケーションをとれるようになり、業務推進室としてはさらに好転したと感じています。

誰にでもできることを、誰にでもできるようにすること

仕事をしている中で、上司からOKをもらったときが一番うれしいです。

通知表の作成業務での部内における依頼手順やルールを標準化し、案内文を作成したのですが、上司から配慮ができていない箇所を指摘されました。考えが及んでいなかったことを反省し、どうやったら間違いなく伝わるだろうかと一語一句確認し、考えなおして書き直すことを繰り返しました。最終的に「いいんじゃない？」と言ってもらえたときは、思わず「よっしゃ！」と口に出してしまいました。うれしくもあり、伝えることの難しさを感じた出来事です。

これからもっと会社が大きくなって業務が拡大すれば、私自身が担当する業務も変わっていくと思います。今私が担当している業務を、誰にでもできるようにするためには、ルールをつくらなければいけません。

私の頭の中にしかないことを形に残すこと。伝わるように伝えること。チームのメンバーをフォローし、マネジメントすること。やりたいことはたくさんあります。ここまでくるのに人より時間がかかりましたが、負けないようにしたいです。

※掲載している情報は、2020年12月現在のものです。